Секретарь руководителя в Новосибирске

ОБЯЗАННОСТИ:
Координация рабочего и личного графика руководителя (ведение google-календаря);
Организация командировок (заказ билетов, гостиниц, трансферов,оформление виз, пропусков в закрытые организации,заполнение авансовых отчетов);
Организация совещаний и встреч с участием руководителя на различном уровне (подготовка материалов к совещанию, актуализация списка участников, умение подключаться по ВКС, Skype, в случае выездных совещаний- координация работы кейтеринга, общая организация, личное участие в таких мероприятиях);
Подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов по запросу руководителя (самостоятельный поиск и работа с коллегами подразделений);
Контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками компании, сбор и консолидация материалов по заданной теме;
Ведение деловой переписки (с партнерами, заказчиками, контрагентами, государственными органами, вышестоящими организациями в сфере дорожной отрасли);
Организация личного рабочего пространства с учетом привычек руководителя (поддержание сложившегося порядка вещей в кабинете, взаимодействие с персональным водителем);
Выполнение личных поручений руководителя (совершение покупок, бронирование мест отдыха, взаимодействие по жилищно-коммунальным вопросам с обслуживающими организациями, получение справок и оформление документов через Госуслуги, организация визитов медицинские учреждения, взаимодействие с членами семьи по различным вопросами т.д.
Личные качества :
Высокая стрессоустойчивость, ответственность, пунктуальность, чистоплотность. Аналитический склад ума, способность работать в режиме многозадачности.
ТРЕБОВАНИЯ:
Высшее образование;
Опыт работы личным помощником руководителя не менее 3х лет;
Навыки ведения деловых переговоров и деловой переписки. Опыт работы на уровне первых лиц компании и органов власти;
Свободное владение пакетом программ Office (особенно Excel) и интернет- ресурсами;
Навыки работы с любой офисной оргтехникой (телефония, МФУ, ВКС, Skype и пр.), свободное владение программами на мобильных устройствах (смартфон, ноутбук);
Высокий уровень грамотности, широкий кругозор;
Готовность к выполнению нестандартных задач, умение быстро реагировать и принимать решения в неожиданных ситуациях.
Готовность к ненормированному рабочему дню.
УСЛОВИЯ:
Трудоустройство согласно ТК РФ;
При необходимости - предоставление корпоративного жилья!!!;
Служебный транспорт от М.пл. Маркса; М.Заельцовская;
Работа в крупной и успешной компании, молодой и дружный коллектив;
Окладная часть + премии